Arbeiten mit großen Listen und Bibliotheken in SharePoint

Arbeiten mit großen Listen und Bibliotheken in SharePoint

Bis zu 30 Millionen Elemente können in einer Liste oder Bibliothek enthalten sein. Wenn nun viele Benutzer gleichzeitig in einer derart umfangreichen Liste oder Bibliothek eine Abfrage durchführen, kann die Performance leiden, es kann zu Fehlern oder, schlimmstenfalls, sogar zu einem Serverabsturz kommen.

Um dies zu verhindern, gibt es eine Obergrenze, wie viele Elemente eine Operation auf einer Liste oder Bibliothek, z.B. eine Abfrage, maximal gleichzeitig verarbeiten kann: den Schwellenwert für die Listenansicht. Dieser Wert liegt standardmäßig bei 5000. (Auch Elemente im Papierkorb werden bei der Ermittlung dieses Schwellenwerts berücksichtigt. Daher ist es sinnvoll, den Papierkorb regelmäßig zu leeren.)

Wir möchten Ihnen hier Wege zeigen, wie Sie mit großen Listen und Bibliotheken in SharePoint arbeiten können, ohne Probleme mit dem Schwellenwert für die Listenansicht zu bekommen.

Filter und Ansichten

Durch die Möglichkeit, mit Filtern oder Ansichten zu arbeiten, können große Listen oder Bibliotheken so dargestellt werden, dass nicht benötigte Elemente bei einer Abfrage nicht berücksichtigt werden und so die Wahrscheinlichkeit sinkt, den Schwellenwert für die Listenansicht zu erreichen. Ansichten mit vielen Elementen funktionieren übrigens in der modernen Ansicht besser als in der als klassischen.

Beim Filtern oder Sortieren sollten die Spalten, nach denen sortiert oder gefiltert wird, indiziert sein, sonst kann es zu einer Fehlermeldung kommen. Manuelles Indizieren über die Listeneinstellungen ist möglich. Automatisch wird indiziert, wenn

  • in gespeicherten Ansichten nach Spalten sortiert oder gefiltert wurde
  • in moderner Ansicht sortiert wurde. Dies geht nur in Listen bis maximal 20.000 Einträgen.

Manche Ansichtsoptionen lassen keine Listen mit mehr als 5000 Elementen zu. Beachten Sie daher folgende Punkte:

  • Sortieren Sie nur nach einer Spalte
  • Sortieren Sie nicht nach Personenspalten, Nachschlagespalten oder Spalten mit verwalteten Metadaten
  • Fügen Sie kein Gesamtergebnis wie Anzahl, Summe oder Mittelwert hinzu
  • Zeigen Sie nicht mehr als 12 Spalten folgenden Typs an: Personenspalte, Nachschlagespalte oder verwaltete Metadaten

Hinweis für Administratoren: Persönliche Ansichten zu erstellen, die einen Spaltenindex korrekt verwenden, ist nicht ganz einfach für große Listen und Bibliotheken. Daher kann es sinnvoll sein, die Erlaubnis zum Verwalten persönlicher Ansichten nicht allen Benutzern zu erteilen. So wird verhindert, dass ein Benutzer eine Ansicht erstellt, die alle Elemente umfasst und so die Performance der Site beeinträchtigt.

Wenn die Anzahl der Elemente in einer Liste oder Bibliothek insgesamt 20.000 nicht übersteigt, können in SharePoint 20 Spalten indiziert werden. Mit Hilfe einer indizierten Spalte kann eine Ansicht erstellt werden, die die indizierte Spalte als Filter verwendet.

Ordner

Eine große Liste oder Bibliothek kann in mehrere Ordner aufgeteilt werden, so dass ein schnelleres Arbeiten möglich ist. Wenn alle Elemente einer Liste oder Bibliothek ohne Ordner angezeigt werden, kommt man schneller über den Schwellenwert für die Listenansicht. Enthalten einzelne Ordner mehr als 5000 Elemente, überschreiten also den Schwellenwert, sollte gleichzeitig eine gefilterte Ansicht zum Einsatz kommen.

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Beim Erstellen eines Ordners wird gleichzeitig ein interner Index erstellt. Unterordner werden als Elemente eines Ordners mitgezählt, aber die Einträge in den Unterordnern nicht.

In Dokumentbibliotheken ist die Ordnererstellung standardmäßig möglich; in Listen nicht, kann aber auch hier über entsprechende Einstellungen zugelassen werden.

Beim Verschieben eines Elements mittels Befehl oder Drag & Drop aus einem Ordner in einen anderen bleiben die Metadaten des Elements erhalten.

Bei Listen ist im Gegensatz zu Bibliotheken kein automatisches Verschieben der Elemente aus einem Ordner in einen anderen möglich.

Offline-Synchronisation

Große Datenmengen offline zu bearbeiten und nur die Änderungen zu synchronisieren spart SharePoint-Ressourcen. Die Microsoft Office-Produkte Access, Excel und Outlook sind dafür geeignet, sowohl als Desktop- als auch als Office 365-Variante.

Microsoft Access kann mehr Datenzeilen als SharePoint bearbeiten. Unter bestimmten Voraussetzungen können bis zu 50.000 Einträge verarbeitet werden. Access verarbeitet dabei die Daten aus Listen oder Bibliotheken jeweils nacheinander in kleinen Batches, so dass der Schwellenwert für die Listenansicht umgangen werden kann und die Performance von SharePoint nicht beeinträchtigt wird.

Microsoft Excel: SharePoint-Listen können in eine Excel-Tabelle exportiert werden.

Excel kann auch mit SharePoint und Access synchronisiert werden und so die Vorteile aller drei Plattformen vereinen. Außerdem bietet Excel eine Reihe von Funktionen zur Datenanalyse (z.B. Pivot-Tabellen oder Diagramme).

Beim Aktualisieren der Daten in Excel aus der SharePoint-Liste werden die in Excel vorhandenen Daten mit den aktuellsten aus SharePoint überschrieben. Auch hier können mit Hilfe der Access Services-Funktion bis zu 50.000 Elemente verarbeitet werden.

Microsoft Outlook kann hilfreich sein beim Bearbeiten von Kontakt- oder Aufgabenlisten oder beim Synchronisieren von Dokumentbibliotheken. Aufgabenlisten können z.B. offline bearbeitet (Zuweisen neuer Aufgaben) und dann aus Outlook heraus mit SharePoint synchronisiert werden. Auch können SharePoint-Kontakte effizienter in Outlook abgelegt und verwaltet werden.

Dokumentcenter

Ein Dokumentcenter stellt eine Vorlage dar, mit der Sie eine Webseite erstellen können, die spezielle Funktionalität zum Arbeiten mit Dokumenten bietet, z.B. Suchen, Speichern und Bearbeiten. Es wurde für das Dokumentenmanagement entworfen und stellt auch einen Lösungsansatz zum Arbeiten mit großen Bibliotheken dar, indem es Workflows, Filter, Ansichten und das Aus- und Einchecken von Dateien ermöglicht. Durch das Arbeiten mit Metadaten und Inhaltstypen sowie die Strukturansichtnavigation können Dokumente effizient organisiert und abgerufen werden.

Suchfeld von SharePoint

Auf einer SharePoint-Seite befinden sich in der Regel zwei Suchfelder: eines für die Gesamtsuche auf der Site, am oberen Seitenrand, und eines speziell für die Suche in der jeweiligen Liste oder Bibliothek. Bei der Suche mit diesem letztgenannten Feld können Sie den Umfang der Suche sukzessive ausweiten: Normalerweise bezieht sich der Suchbereich auf die aktuelle Ansicht einschließlich aller Unterordner. Suchergebnisse werden in Spalten angezeigt, die gefiltert und sortiert werden können. Falls der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird, werden nicht alle Ergebnisse angezeigt.

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Fall Sie das Gesuchte nicht im Suchergebnis finden, können Sie den Suchbereich auf die gesamte Liste einschließlich aller Unterordner ausweiten. Und schließlich können Sie den Suchbereich auf die gesamte Site ausweiten, unabhängig vom Schwellenwert für die Listenansicht. In dem Fall sehen Sie alle Ergebnisse auf der Standard-Suchseite. Mit Hilfe des Einschränkungsbereichs könnten Sie dann z.B. das Suchergebnis nach dem Autor eines Dokuments oder dem Erstellungsdatum eines Listenelements filtern. Diese SharePoint-Suche verwendet eigene Indizierungsmechanismen und unterliegt nicht dem Schwellenwert für die Listenansicht.

Hinweis: Das Suchfeld wird zwar standardmäßig angezeigt, es kann durch Setzen einer entsprechenden Eigenschaft aber auch verborgen werden.

Relationale Listen und RSS-Feeds

Weitere Möglichkeiten, Einschränkungen durch ein Ressourcen-Limit zu umgehen, könnten relationale Listen oder RSS-Feeds sein.

Relationale Listen können unter bestimmten Bedingungen den Schwellenwert für die Listenansicht erreichen und blockiert werden. Insbesondere bei Verwendung von Nachschlagespalten, eindeutigen Spalten und referentieller Integrität ist Vorsicht geboten.

Wurde der RSS-Support in der Zentraladministration und auf Ebene der Websitesammlung aktiviert, so können Sie ihn auch für verschiedene Typen von Listen und Bibliotheken konfigurieren. Wenn Benutzer auf den RSS-Feed für eine Liste oder Bibliothek zugreifen, werden Daten aus der Liste abgerufen. Die Standard-RSS-Ansicht begrenzt die Anzahl der Elemente, die zurückgegeben werden, und zwar basierend auf dem Datum, an dem das Element zuletzt bearbeitet wurde, und mit Hilfe eines Filters auf der Spalte „Geändert“. Falls die Liste oder Bibliothek viele Elemente enthält und Benutzer auf den RSS-Feed zugreifen, sollte die Spalte „Geändert“ indiziert werden. Sie können die Anzahl der angezeigten Elemente auch reduzieren, indem Sie die „Anzahl der Elemente“ und „Anzahl der Tage“, für die Änderungen in einen RSS-Feed einbezogen werden, ändern.

Hinweise für Administratoren

Als Administrator für lokal oder auf Azure betriebene SharePoint Server können Sie den Schwellenwert für die Listenansicht temporär oder langfristig außer Kraft zu setzen. (Für SharePoint Online bestehen diese beiden Optionen nicht!)

So bietet es sich z.B. an, ein bestimmtes Zeitfenster festzulegen, in dem Benutzer Operationen ohne Datenlimits durchführen können. Dies sollte idealerweise in einem Zeitraum stattfinden, in dem insgesamt nur wenige Benutzer aktiv sind, damit die durch umfangreiche Operationen herabgesetzte Performance niemanden beeinträchtigt. Tätigkeiten, die in einem solchen Zeitfenster stattfinden sollten, sind neben dem Anlegen von Ansichten, die alle Elemente einer Liste oder Bibliothek umfassen, folgende:

  • Anlegen und Löschen eines Indexes
  • Hinzufügen und Bearbeiten einer Listenspalte
  • Löschen und Kopieren von Ordnern
  • Ändern der Sicherheitseinstellungen für eine Liste oder Bibliothek
  • Speichern einer Liste samt ihrem Inhalt als Vorlage
  • Löschen einer großen Liste
  • Löschen einer Website
  • Wiederherstellen oder Löschen von Elementen aus dem Papierkorb

Ein dauerhaftes Heraufsetzen des Datenlimits ist nicht ratsam, da die Verarbeitung sehr großer Datenmengen in einer Liste oder Bibliothek zu starken Performance-Einbußen bis hin zu Fehlern oder dem Absturz des Servers führen kann.

 
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