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Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office365

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Sie nutzen bereits Microsoft SharePoint oder Office365 oder planen die Nutzung? Und Sie benötigen ein vollwertiges Dokumentenmanagement (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM)? Viele verbinden mit den Microsoft-Plattformen die Möglichkeit, Dokumente abzulegen, aber meist ist unklar, wie SharePoint oder SharePoint Online (Office365) ohne weitere teure Software-Lizenzierungen als vollwertiges und umfassendes DMS genutzt werden kann. Auch ist die Benutzeroberfläche nach einer Standardinstallation von SharePoint nicht optimal eingestellt, und einfache Dokumentmanagementfunktionen sind häufig versteckt und umständlich zu Weiterlesen

Die Konfiguration von Microsoft SharePoint als einfaches Dokumentenmanagementsystem ist schnell erledigt. Im Wesentlichen legen Sie eine oder mehrere Dokumentbibliotheken an, entscheiden, ob Sie eine Dokumentversionierung aktivieren, ob Dokumente ein- und ausgecheckt werden müssen, und legen ggf. einen Genehmigungs- oder Prüfworkflow fest. Auch können Sie in einer Dokumentbibliothek Unterordner verwalten. Oft übersehen wird aber die in SharePoint 2010 Möglichkeit, so genannte Dokumentenmappen einzurichten und damit quasi digitale Aktenordner abzubilden.  SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Weiterlesen

—————— Update 08/2012 ———– Einen aktuellen, weiterführenden Artikel zu den organisatorischen Herausforderungen bei der Einführung eines Vertragsmanagements finden Sie hier: http://www.locatech.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/ ————————————————— Vor der Einführung einer Prozesslösung wie zum Beispiel einem System für das Vertragsmanagement müssen die bestehenden Prozesse durchleuchtet und die Anforderungen an eine Lösung definiert werden. Für solche Zwecke haben wir eine Checkliste erarbeitet, die Ihnen hilft, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Damit reduzieren Sie wirksam den Gesamtaufwand für eine Einführung, entsteht doch Weiterlesen

Nachdem wir als Online Services-Partner von Microsoft Zugang zur Beta von Office 365 erhalten haben, konnten wir einen ersten Blick auf die Möglichkeiten bieten. Die ersten Schritte waren erstaunlich einfach. Anstelle der aus Microsoft SharePoint 2010 bekannten Zentraladministration erhalten Kunden eine zentrale Verwaltungsseite, mit der sich alle wesentlichen Einstellungsarbeiten schnell und übersichtlich erledigen lassen. Zentrale Verwaltungsseite von Office365 Von Hause aus mitgeliefert wird auch eine öffentlich erreichbare Startseite, die kleinere Unternehmen beispielsweise als Firmen-Homepage nutzen Weiterlesen

Dieser Artikel bietet eine Übersicht über das Erstellen und Bearbeiten von Dokumentmappen in SharePoint 2010. Mit Hilfe von Dokumentmappen (die in SharePoint Dokumentenmappen heißen) lässt sich  mit vergleichsweise wenig Aufwand ein kleines Dokumentmanagementsystem in Microsoft SharePoint realisieren. SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Sets) eine elektronische Form des Aktenordners, die Dokumente ähnlich verwalten wie Ordner im Regal. Mit Dokumentmappen können Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die einen konkreten Bezug zueinander haben, zum Beispiel alle Dokumente Weiterlesen

Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die von Ihnen geschlossenen Verträge zu verschaffen, um daraus resultierende Risiken – aber auch Chancen – realistisch einzuschätzen, und sei es nur beim Versäumen vereinbarter Kündigungsfristen. Selbst kleine Unternehmen verwalten bereits eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen, bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells. Unterschiedlichste Vertragsarten können anfallen: Leasingverträge Arbeitsverträge Handyverträge Lieferantenverträge Kundenverträge Wartungsverträge Mietverträge Lizenzverträge Weiterlesen

(Aktualisiert) Schon bisher konnte SharePoint ohne Lizenzkosten (mit den Windows SharePoint Services) betrieben werden. Für die neue SharePoint Foundation 2010 gilt dies ebenfalls, aber es gibt Einiges zu beachten. Mit etwas Verständnis können Sie sogar sehr skalierbare SharePoint-Lösungen mit der SharePoint Foundation lizenzkostenfrei umsetzen! Was müssen Sie beachten?   Windows Server-Lizenzen nutzen Die SharePoint Foundation 2010 ist quasi „lizenzkostenfrei“. Wenn Sie einen Windows Server 2003 oder Windows Server 2008 einsetzen und entsprechende Nutzungslizenzen (CAL – Client Weiterlesen

Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden? Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem eher standardisierte Unternehmensprozesse in der Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lagerverwaltung z.B. durch ERP-Lösungen gut abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit Wissens- und Dokumentprozessen immer noch schwer. IT-Plattformen wie SharePoint ermöglichen hier einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen, mit nahezu unmittelbarem Return in Investment.

Fabian Moritz hat auf der SharePoint Konferenz am 9. und 10. Juni 2010 in Wien vorgestellt, wie mit SharePoint auch Webseiten gestaltet werden können. So setzt beispielsweise Ferrari SharePoint für Ihre Webseite unter http://www.ferrari.com ein. Je nach Einsatz ist die Anpassung mehr oder weniger aufwändig. Ein unternehmensinternes Wiki kann unmittelbar aus SharePoint heraus bereit gestellt werden, ein Unternehmensportal oder Intranet mit ggf. Genehmigungsverfahren und Workflows ist etwas aufwändiger, und eine Seite wie die von Ferrari muss Weiterlesen

Microsoft SharePoint 2010 positioniert sich als „The Business Collaboration Platform for the Enterprise & the Web“ auf dem Markt für Unternehmenslösungen. Steve Ballmer geht sogar noch weiter und positioniert SharePoint als „die Zentrale für das Cloud-Computing“ („SharePoint is in the center of the cloud.„). In diesem Beitrag versuchen wir einen ersten Überblick darüber zu geben, welche Informationen insbesondere für IT-Leiter interessant sind, die sich bereits mit SharePoint beschäftigen und wissen möchten, was Sie in der Weiterlesen

 

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