Eingangsrechnungsverarbeitung für Office365

Eingangsrechnungsverarbeitung für Office365

Wäre es nicht schön, wenn… 

… Bestellscheine, Lieferscheine, Gutschriften und Eingangsrechnungen automatisch durch einen Workflow entsprechend bearbeitet würden? 

… der Genehmigungsprozess für Gutschriften und Rechnungen automatisch angestoßen würde? 

…der Zustand einer Bestellung jederzeit schnell ablesbar wäre? 

…Lieferanten zugewiesen und mit einer Bestellung verwaltet werden könnten? 

Mit Office365 lässt sich leicht ein Bearbeitungsportal für diese Tätigkeiten einrichten. Eine Eingangsrechnung kann z.B. folgendermaßen bearbeitet werden: 

Eine eingehende Rechnung wird digitalisiert, und  die so erzeugte Datei per Drag&Drop im System abgelegt. 

Anschließend werden die wichtigen Daten (z.B. die Rechnungsnummer, das Rechnungseingangsdatum, das Rechnungsdatum, der Rechnungsbetrag, das Zahldatum und optional ein Kommentar) als Metadaten in ein SharePoint-Formular eingetragen. Das Zahldatum errechnet sich dabei automatisch aus dem Rechnungsdatum und dem Zahlungsziel des Lieferanten, der bereits am Bestellvorgang hinterlegt und somit im System bekannt ist.  

Die Genehmigung der Rechnung erfolgt nun in Workflow-Schritten. Wenn ein Schritt erledigt ist, ändert sich der Status der Rechnung, und der nächste Schritt wird dadurch automatisch angestoßen: 

  • Zuweisung: Eine neue Rechnung muss einer Person zur Bearbeitung zugewiesen werden, damit die folgenden Arbeitsschritte erfolgen können. Ihr Status ändert sich dabei von „Neu“ auf „In Bearbeitung“, was automatisch den nächsten Arbeitsschritt auslöst. 
  • Genehmigung: Die Rechnung wird vom zugewiesenen „Genehmiger“ als „sachlich richtig“ gekennzeichnet und somit genehmigt, oder als „sachlich falsch“ mit einem entsprechenden Kommentar versehen. Im ersten Fall wird der Arbeitsschritt „Freigabe“ angestoßen, im zweiten Fall wird die Rechnung in eine entsprechende Ansicht für zu prüfende Rechnungen aufgenommen. 
  • Freigabe: Der zugewiesene „Freigeber“ prüft die Rechnung kaufmännisch und setzt den entsprechenden Wert. Eine freigegebene Rechnung wandert zum nächsten Arbeitsschritt. Eine nicht freigegebene Rechnung wird mit einem entsprechenden Kommentar versehen und in die Ansicht für zu prüfende Rechnungen aufgenommen. 
  • Buchung: Eine genehmigte und freigegebene Rechnung wird automatisch der Buchhaltung zur weiteren Bearbeitung zugewiesen. Nach der Buchung wird die Rechnung als „gebucht“ markiert und der Genehmigungsprozess ist abgeschlossen. 

Die Benutzer, die für einen bestimmten Schritt zuständig sind, können über eine entsprechende Ansicht erkennen, bei welchen Rechnungen sie tätig werden müssen. Sie können auch benachrichtigt werden, wenn ihnen eine Rechnung zugewiesen wurde. 

Ganz nebenbei sind nach der Erfassung alle Belege sauber digitalisiert in Ihrem Office365-Portal abgelegt und können über eine Volltext- oder Metadaten-Suche unmittelbar gefunden werden. 

Ein ähnlicher Workflow kann auch für die Abwicklung von Bestellungen eingerichtet werden. 

 

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie die Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen und Bestellungen vereinfachen und automatisieren können. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Auch interessant:  Unternehmensweites Vertragsmanagement mit Office 365 und SharePoint Online

 

Vielen Dank für Ihre Mitteilung! Gerne setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung.
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