European SharePoint Conference 2014 und die neue Arbeitswelt

European SharePoint Conference 2014 und die neue Arbeitswelt

3 Tage vollgepackt mit SharePoint, dieses Mal im frühlingshaften Barcelona. Eine hohe Dichte an Windows Smartphones und Microsoft Surface, T-Shirts statt Anzug, Englisch in allen möglichen Akzenten, 1200 Nerds, MVPs, Produkthersteller…willkommen auf der European SharePoint Conference 2014!

Es geht längst nicht mehr nur um SharePoint, es geht um die neue Welt des Arbeitens, in der Cloud, überall, mit jedem Gerät. Das Microsoft-Universum treibt Innovationen voran, die die klassische Art des Arbeitens ablösen sollen. Die Wahl der Themen zeigt – der Begriff „SharePoint“ rückt langsam in den Hintergrund, die Themen der 3 Tage sind:

  • Cloud & Microsoft Office 365
  • Enterprise Social, Enterprise Content Management & Best Practices
  • Solutions & Devices

Es geht um das Office im Internet, um das Verdrahten und Verschalten der klassischen Arbeits- und Informationsprozesse mit allen Kommunikationswegen. Durch Integration von Outlook/Exchange, Lync und SharePoint werden Desktop, Smartphone und Notebook zu den Eingangstoren in eine digitale Welt, in der niemand mehr umständlich nach Informationen suchen muss und die das Arbeiten im Unternehmen so einfach macht wie das Chatten über Facebook.

Skeptische Unternehmen vor dem Wandel

In unseren Projekten und Kundengesprächen treffen wir eher auf Zurückhaltung, was diese Strategie angeht. Die meisten Unternehmen sind sehr klassisch und meist auch hierarchisch organisiert, typischerweise erfolgt der Informationsfluss über Meetings, Mails und Memos. Aber die Zeichen mehren sich für einen Wandel. Die Kommunikation über Emailverteiler, das Suchen nach Dokumenten und Unternehmensinformationen, das Finden der richtigen und kompetenten Ansprechpartner gestaltet sich zunehmend aufwändiger.

Abteilungsübergreifendes Arbeiten in Projekten und Arbeitskreisen löst immer mehr die klassische Sachbearbeitung in Abteilungen ab, Arbeitsprozesse müssen zwischen verschiedensten Ansprechpartnern sauber zusammenlaufen und überprüfbar nachvollzogen werden können. So kann eine einfache Kundenreklamation eine Bearbeitung in Support, Qualitätssicherung, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und ggf. auch durch die Geschäftsleitung zur Folge haben.

Technik alleine ist keine Lösung

Microsoft Office 365 bietet genau für diese Art zu Arbeiten eine hervorragende technische Plattform. SharePoint, die zentrale Kommunikations- und Informationszentrale, wird –  auch häufig initial von den IT-Abteilungen – eingeführt und im Unternehmen bereitgestellt. Die Erfahrungen sind jedoch oft ernüchternd. SharePoint-Sites werden als Dokumentablage genutzt wie das klassische Dateisystem. Websites werden für unterschiedlichste Zwecke eingerichtet und verwaisen, da kaum Inhalte eingestellt, geschweige denn gepflegt werden.

Häufig fehlt ein Verständnis der Möglichkeiten von Office365/SharePoint auf Seiten der – oft wenig IT-affinen – Verantwortlichen, Abteilungsleiter, Manager und Geschäftsführungen. Die organisatorischen Herausforderungen sind bekannt, aber Technologie alleine ist hier keine Lösung. Ähnlich wie in der Opel-Werbung hilft nur ein Umdenken im Kopf, Infragestellen der bestehenden Organisationsstruktur, Konzipieren neuer, schlankerer Informations- und Kommunikationsprozesse und ein Stück weit auch Abschied nehmen von bisherigen Denkweisen.

Aus Push wird Pull
So scheitern Ansätze, die auf dem weit verbreiteten Push-Prinzip für Informationen basieren. In formalen Informationsprozessen werden Verantwortungen festgelegt und die Verantwortlichen von den informationsauslösenden Stellen informiert. Sind die Verantwortlichen unklar, werden die E-Mail-Verteiler leicht sehr groß, und Kommunikationsprozesse versanden. Bei Meetings werden Diskussionen und Entscheidungen sauber protokolliert und den Beteiligten als Verteiler bereitgestellt, in vielen Fällen auch nicht-beteiligten Personen.

In einer technologischen Umgebung, in der Informationen an allen möglichen Stellen automatisch erfasst und leicht wieder auffindbar gemacht werden, kann dieses Push-Prinzip sehr leicht abgelöst werden. Wenn alle Mitarbeiter „auf Knopfdruck“ für sie relevante Informationen abrufen und ihre Arbeitsergebnisse zentral und für andere leicht auffindbar zur Verfügung stellen können, erleichtert ein „Pull-Prinzip“ für Informationen und Entscheidungen die Arbeit enorm. Es verlagert aber auch die Verantwortung weg vom Informationsgeber zum Informationskonsumenten. Mitarbeiter müssen sich holen, was sie zum Arbeiten benötigen. Diese Prinzipumkehr stellt eine der größten Hürden bei der Einführung einer neue Informations- und Kommunikationsstrategie dar.

Ansatz für eine erfolgreiche Einführung der Organisationsinnovationen

Ein Lösungsansatz besteht darin, auf Managementebene – in nicht-technischer Form – die „neue Art des Arbeitens“ zu erläutern und anschaulich zu machen. Auch wichtig ist eine Abgrenzung zu dem „Social Media Hype“. Es geht nicht um die Einführung von Facebook und Twitter in Unternehmen – es geht um den Umbau der Informations- und Kommunikationsstruktur, um die Prozesse zu verschlanken, zu vereinfachen und zu beschleunigen und so Unternehmen und Organisationen besser und wettbewerbsfähiger zu machen.

Auf dieser Basis können dann in geführten Einführungsprojekten zentrale Unternehmensprozesse über die neue Zusammenarbeits-Plattform abgebildet werden. Oft eignen sich aufgrund der technischen Affinität, klassische Prozesse in der IT wie der Service-Desk oder das Problemmanagement, aber auch die Einführung eines Vertragsmanagements oder Qualitätsmanagements sind gute Kandidaten.

Von zentraler Bedeutung ist aber die organisatorische Begleitung und Unterstützung eines Change Managements. Durch eine Fokussierung auf einzelne, zentrale Unternehmensprozesse gelingt die Einführung schneller, und Verbesserungen in der Arbeitsorganisation stellen sich schneller ein. Hierdurch steigt die Akzeptanz am „neuen Arbeiten“, und messbare Erfolge und Einsparungen stellen sich ein.

Die Begleitung dieser Umstellung liegt uns am Herzen. Im Rahmen der SharePoint-Konferenz werden viele neue, interessante Möglichkeiten für das „neue Arbeiten“ vorgestellt, meist in sehr technischer Form. Mit vielen neuen Impulsen und frischen Ideen werden wir nach 3 vollgepackten Tagen die technologischen Möglichkeiten umsetzen in Business-Konzepte, die wir Ihnen in unseren Beratungsgesprächen, Workshops und Projekten vermitteln möchten.
Darauf freuen wir uns, aber jetzt wartet erst einmal ein „SharePoint Deep Dive“

 

Dirk Löhn, Geschäftsführer

 
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