Lösung für Bild- und Foto-Management mit Microsoft SharePoint 2016

Lösung für Bild- und Foto-Management mit Microsoft SharePoint 2016

Die Marketing-Abteilung eines mittelständischen regionalen Energieversorgungsunternehmens verwaltet tausende von Bild- und Fotodokumenten aus der Zusammenarbeit mit Werbeagenturen, gekauften Stock-Fotos und selbst erstellten Marketingmaterialien. Hierbei erfolgt die Ablage ein- und derselben Bilddatei in verschiedenen Versionen mit unterschiedlichen Abmessungen und Auflösungen, oft auch im speicherintensiven RAW-Format. Darüber hinaus unterliegen die Bilder und Fotos Lizenz- und Nutzungsrechten. Und auch die oft großen Datenmengen erleichtern nicht eben eine effektive Ablage. Eine einfache und übersichtliche Verwaltung im Dateisystem ist daher nahezu unmöglich, ebenso wie das Wiederauffinden von Bildern über eine Klassifizierung oder zugeordnete Schlagwörter.

Microsoft SharePoint bietet die Basisbausteine für eine moderne Verwaltung auch großer Bilddateien. Entsprechend sollte die Verwaltung und Ablage der für Werbematerialien verwendeten Bilddateien auf Basis von Microsoft SharePoint Server 2016 vereinfacht und optimiert werden. Von der Lösung erhoffte man sich folgende Verbesserungen:

  • Eine räumliche Trennung zwischen Bildern und anderen Dokumenten
  • Eine einfache bidirektionale Verknüpfung zwischen Bildern und anderen Dokumenten
  • Eine, teils automatische, Verschlagwortung der Bilder
  • Ein gutes Management der Nutzungsrechte an den Bildern
  • Eine Lösung für den großen Speicherplatzbedarf der Bilddateien

Als Dienstleister für Prozesslösungen auf Basis von Microsoft SharePoint konnte die Locatech IT Solutions GmbH eine komfortable SharePoint-Anwendung erstellen, die all diese Anforderungen abdeckt:

Trennung und Verknüpfung von Bildern und Dokumenten

Bilder und Dokumente werden in unterschiedliche Bibliotheken hochgeladen, die speziell für den jeweiligen Inhaltstyp konfiguriert wurden. Bilder landen in einer Bildbibliothek, in der die notwendigen Metadaten automatisch hinterlegt und automatisch Prozesse zur weiteren Verarbeitung angestoßen werden. Auch wird für jedes Bild eine Thumbnail-Ansicht bereitgestellt. Dateien mit dem Inhaltstyp „Dokument“ werden in einer separaten Dokumentenbibliothek abgelegt mit der Möglichkeit, einfach eine Verknüpfung zu einem oder mehreren zugehörigen Bildern zu erstellen.

Einfache und teilweise automatische Verschlagwortung

Um eine eindeutige Bezeichnung aller hochgeladenen Dateien zu gewährleisten, werden Bilder nicht mehr lediglich mit einem von der Kamera bei der Aufnahme generierten Namen hochgeladen, sondern jede RAW-Datei und jedes daraus erzeugte und mit der RAW-Datei verknüpfte Bild erhalten einen eindeutigen Namen, indem z.B. das Erstellungsdatum in den Dateinamen aufgenommen wird. Auch die Abmessungen des Bildes werden in eigenen Feldern abgelegt.

Foto-Management

Über eine dem Bild zugeordnete Erfassungsmaske ergänzt der Bearbeiter die automatische Verschlagwortung um Stichworte, eine Bildbeschreibung sowie Angabe eines Lizenzverantwortlichen. Hierdurch ist das leichte Wiederauffinden nach unterschiedlichsten Suchkriterien möglich.

Nutzungsrechte

Nutzungslizenzen für Bildmaterialien spielen eine große Rolle. Nach Ablauf der Lizenz bzw. der Nutzungsrechte darf das entsprechende Bild nicht mehr in Veröffentlichungen verwendet werden, oder die Lizenz muss verlängert werden. Die SharePoint-Lösung versendet eine vorgegebene Anzahl an Tagen vor dem Ablauf einer Lizenz eine Benachrichtigungsmail an die relevanten Personen und protokolliert dies auch an dem Bild-Dokument. So kann die Nutzungslizenz rechtzeitig verlängert oder von einer weiteren Veröffentlichung des Bildes abgesehen werden. Die Benachrichtigung erfolgt dabei nicht unbedingt bildbezogen, sondern kann auch gesammelt für alle Bilder, deren Nutzungsrechte am selben Datum ablaufen, erfolgen.

Speicher-Management

Bilddateien sind in der Regel sehr groß. Daher musste eine Möglichkeit gefunden werden, die eigentlichen Bilder gesondert zu speichern und trotzdem den Nutzern das Suchen nach Bildern in der Anwendung zu ermöglichen. Die Lösung besteht im Auslagern der eigentlichen Bilddateien in eine andere Websitesammlung/Site Collection. Hierdurch erfolgt die Ablage in einer eigenen SQL-Datenbank. Darüber hinaus werden automatisiert weitere Bild-Websitesammlungen mit jeweils eigenen Datenbanken angelegt, sobald die maximale Speicherkapazität der aktuellen Datenbank ausgeschöpft ist.

Nach der Verschlagwortung wird das Bild nebst zugehöriger RAW-Datei in eine andere Websitesammlung verschoben. Anstatt des Originalbildes wird nun ein kleineres Bild (Thumbnail oder Web-Bild) in der von Nutzern durchsuchbaren Bibliothek abgelegt, das Originalbild bleibt über Links erreichbar.

Fazit

Microsoft SharePoint ist sehr gut geeignet als Dokumentenmanagementsystem, ist aber in der Standardkonfiguration nicht gut geeignet für das Verwalten sehr großer Datenmengen. Durch eine Kombination aus effektivem Speicher-Management, automatischer Verschlagwortung und Lizenzmanagement inkl. Benachrichtigungen ist eine Lösung entstanden, die jederzeit einen schnellen Zugriff auf alle lizenzierten Bild-Datenbestände des Unternehmens erlaubt, zentral über Microsoft SharePoint, mit allen Vorteilen, die die Plattform Microsoft SharePoint ohnehin bereits bietet: Versionierung, Zugriff von räumlich verteilten Standorten oder umfassenden Suchfunktionen.

 
Kommentare

Bisher keine Kommentare

Hinterlassen Sie eine Antwort