Mit SharePoint aus der Wirtschaftskrise – Warum sich eine Investition in Team-Zusammenarbeit gerade jetzt lohnt.

Mit SharePoint aus der Wirtschaftskrise – Warum sich eine Investition in Team-Zusammenarbeit gerade jetzt lohnt.

In Zeiten knapper Budgets werden Investitionen in die Infrastruktur gerne zurückgestellt, und das betrifft auch Investitionen in der Software-Umgebung, die sich häufig erst nach längerer Zeit rechnen. Aber gerade jetzt kann es lohnenswert sein, über eine Einführung von SharePoint nachzudenken, immerhin verspricht die Plattform Produktivitätsschübe bei der Zusammenarbeit in Teams. Nachfolgend finden Sie ein paar Denkanstöße, wie Sie mit SharePoint sehr schnell einen Return on Investment realisieren können.

Warum SharePoint gerade jetzt einführen?

  • Lösungen, mit denen Geschäftsprozesse automatisiert werden können, helfen Unternehmen, die gleichen Ergebnisse mit weniger Aufwand zu erzielen. Das gilt insbesondere, wenn ausgeschiedene Mitarbeiter in der jetzigen Phase nicht ersetzt werden können. Wenn in einem Unternehmen oder einer Organisation bereits SharePoint verfügbar ist (Sie setzen Windows Server ein? – dann können Sie SharePoint u.U. lizenzkostenfrei nutzen), ist das Konfigurieren einer Automatisierungslösung auf Basis der SharePoint-Plattform in der Regel einfacher zu rechtfertigen als ein umfassendes Investment in eine spezielle Software zur Geschäftsprozessautomatisierung.
  • Lösungen zur Vereinfachung der Zusammenarbeit in Teams können dabei helfen, Reisekosten zu minimieren. Fast alle Organisationen streichen ihre Reisebudgets zusammen. Wenn in Ihrer Organisation Teams an unterschiedlichen Standorten zusammenarbeiten, muss das auch bei reduzierten Reisebudgets funktionieren. Dafür müssen diese Teams ihre Zusammenarbeit besser organisieren. Mit SharePoint-Team-Sites, WIKIs und Blogs kann die Zusammenarbeit über verteilte Standorte wirksam unterstützt werden.
  • Gerade jetzt müssen sich Unternehmen mit dem Produktivitätsverlust auseinandersetzen, der durch das Nichtauffinden von relevanten Informationen verursacht wird. Je nach Betrachtung kann man sagen, dass Mitarbeiter – insbesondere in der Verwaltung – zwischen 20 und 35 % der Arbeitszeit mit der Suche nach den richtigen Informationen verbringen. Können Sie es sich wirklich leisten, nicht in Technologie zu investieren, die das Wiederauffinden von Informationen erleichtert und die Transparenz von Informationen erhöht? Wäre es nicht schön, den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen durch aktives Wissensmanagement zu ersetzen, so dass alle vom geteilten Unternehmenswissen profitieren?

Wenn Sie sich grundsätzlich dazu entschieden haben, es mit SharePoint zu versuchen, sollten Sie einige Aspekte bei der Umsetzung berücksichtigen, die in Zeiten knapper Budgets sogar noch wichtiger sind als in Wachstumsphasen:

  • Installieren Sie nicht einfach SharePoint und erwarten, dass die Anwender mit Begeisterung auf den Zug springen. Erstellen Sie Beispiellösungen und Beispiel-Arbeitsbereiche, an denen die Teams schnell den Mehrwert einer durchdachten SharePoint-Lösung erkennen können.
  • Überspringen Sie auf keinen Fall die Informationsanalyse und die Beschreibung einer „Informationsarchitektur“. Genauso schnell, wie Sie eine verschachtelte Verzeichnisstruktur mit unmöglich wiederauffindbaren Inhalten erstellen können, können Sie auch eine benutzerunfreundliche SharePoint-Lösung entwickeln. Eine kleine Investition in die Informationsarchitektur (mit einem Berater in Ihrer Organisation oder einem Beratungshaus) hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihre SharePoint-Investition ein Erfolg wird.
  • Planen Sie von vornherein eine Überwachung und Beobachtung Ihrer Lösung ein, damit sie nicht ohne Struktur ausufert. Nur wenn die eingepflegten Inhalte neben der Auffindbarkeit auch gültig und aktuell sind, haben Sie eine Lösung geschaffen, die in herausfordernden wirtschaftlichen Zeiten einen echten Mehrwert generieret, und zwar sowohl kurzfristig als auch langfristig.

(Dieser Artikel ist eine freie Übersetzung und Ergänzung eines englischen Beitrags von Susan Hanley)

 
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