Office 365-Einführung – Umstellung der E-Mail-Konten auf Office365/Exchange Online

Office 365-Einführung – Umstellung der E-Mail-Konten auf Office365/Exchange Online

Wir haben den Jahreswechsel zum Anlass genommen, unseren eigenen Exchange Server 2007 / Small Business Server 2008 abzulösen und alle E-Mail-Postfächer auf Office365 / Exchange Online umzustellen. Das geht erstaunlich einfach, aber ein paar Dinge sollten beachtet werden.

Zunächst einmal muss Ihre E-Mail-Domäne für Office365 bekannt gemacht werden.  Wechseln Sie dazu als Office365-Administrator in die Office365-Verwaltungskonsole, und klicken Sie auf „Domäne hinzufügen“.

Anschließend werden Sie durch einen Assistenten geleitet, in dem Sie die gewünschte Domäne angeben (zum Beispiel „firma.de“) und anschließend bestätigen, dass Sie der rechtmäßige Besitzer der Domäne sind.

Den Nachweis erbringen Sie mit Hilfe Ihres E-Mail-Providers, der einen technischen Datensatz eintragen muss, an dem Office365 den rechtmäßigen Besitz erkennt. Das ist entweder ein so genannter MX Record oder ein TXT Record.

Auf der entsprechenden Hinweisseite ist erläutert, wie dies bei den gängigen Providern gemacht werden muss, leider sind dies nur gängige internationale Provider, aber die allgemeinen Informationen reichen aus, um die Einträge zum Beispiel bei der Telekom, Strato, 1 & 1, O2, Vodafone etc. vorzunehmen. Siehe hierzu auch https://portal.microsoftonline.com/Domains/AddDomainWizard.aspx?Scenario=EDomainsSetup

Nach Eintragen der entsprechenden MX- oder TXT-Records dauert es in der Regel nur wenige Minuten, in einzelnen Fällen aber auch ein paar Stunden (Microsoft spricht von bis zu 72 Stunden), bis die Überprüfung im Assistenten erfolgreich durchgeführt werden kann. Bei uns hat dies nur wenige Minuten gedauert.

Schlägt die Überprüfung fehl, so erhalten Sie eine Fehlermeldung und müssen sicherstellen, dass die Eintragung bei Ihrem Provider korrekt ist. Hier ist es wichtig, exakt die vorgegebenen Einträge vorzunehmen.

Nach erfolgreicher Überprüfung legen Sie fest, für welche Funktionen die Domäne unter Office365 genutzt werden soll. Außer als öffentliche Email-Adresse können Sie die Domäne auch für Lync Online nutzen oder auch Ihre öffentliche Website aus Office365 heraus für die gewählte Domäne bereitstellen. Dies kann auch zu einem späteren Zeitpunkt nachkonfiguriert werden.

Wählen Sie daher zunächst nur „Exchange Online“ aus.  Wieder erhalten Sie Hinweise zum Eintragen von Einstellungen für den DNS-Server. Auch diese Einträge müssen Sie an Ihren Hosting-Anbieter weitergeben und entsprechend für ihre Domäne eintragen lassen. Dies sind dann so genannte MX, CNAME und TXT-Einträge.

Anhand dieser Einträge gelingt dann später die Anmeldung an ihr Postfach von überall. Es reicht, wenn Sie sich mit ihrer Email-Adresse an Outlook anmelden, ihr neuer Mailserver wird automatisch gefunden, ganz ohne Spezialeinstellungen oder VPN-Verbindungen.

 
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