LVM Vertragsmanagement

 

Nur wenige Organisationen können sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die eigenen Verträge verschaffen. Dabei verwalten selbst kleine Unternehmen oft eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen. Bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells. Ein Überblick über wesentliche Vertragsinformationen wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen ist von enormer Bedeutung, um Vertragsrisiken, aber auch Chancen, realistisch einschätzen zu können.

 Schaubild_VertragOft liegt die eigentliche Herausforderung bei der Einführung eines zentralen Vertragsmanagements in der Planung, Organisation und im Change Management (siehe hierzu auch Anforderungen an das Vertragsmanagement). Ist aber der Prozess definiert, so ist die technische Umsetzung mit LVM für Microsoft Office365 und LVM für Microsoft SharePoint sehr einfach.

Basierend auf der Cloud-Plattform Microsoft Office365 oder der bei Ihnen installierten Microsoft SharePoint-Infrastruktur bietet LVM eine professionelle und benutzerfreundliche Lösung mit einem modernen Design, um den gesamten Lebenszyklus aller im Unternehmen anfallenden Verträge intuitiv abzubilden. Danke wirksamer Fristenkontrolle halten Sie Wiedervorlagetermine und Kündigungsfristen ein und erschließen soVerhandlungsspielräume mit Lieferanten oder Sparen Kosten durch rechtzeitige Vertragskündigungen. Dank umfassender Suchfunktion finden Sie relevante Vertragsakten und -dokumente in Sekunden.

Prinzip Vertragsakte

VertragsakteNeben den eigentlichen Vertragsdokumenten verwaltet LVM alle Informationen, die für einen Vertrag relevant sind. Eine Vielzahl möglicher Vertragsattribute (Vertragsnehmer, Vertragsgeber, Vertragstermine etc.) sind bereits vorkonfiguriert, ggf. für Ihre Organisation wichtige zusätzliche Informationen können sehr schnell hinzugefügt werden. Änderungen an Vertragsakten oder Vertragsdokumenten werden an Ort und Stelle automatisch protokolliert.

So entsteht eine vollumfängliche Vertragsakte mit allen Vertragsinformationen, allen Vertragsdokumenten und der der gesamten Vorgangshistorie. In papiergebundener Form würde die Vertragsakte einem Ordner im Aktenschrank entsprechen, auf dessen Ordnerdeckel wichtige Vertragsdetails zu finden sind und der neben dem unterschriebenen Vertrag auch Notizen oder die Kommunikation zwischen den Vertragspartnern enthält.

Alle Dokumente sind automatisch mit den Rahmeninformationen aus der Vertragsakte gekennzeichnet und können über einen eigenen Dokumenttyp klassifiziert werden, zum Beispiel um das unterschriebene gescannte Original-Vertragsdokument zu kennzeichnen und leicht wieder auffindbar zu machen.

Funktionsumfang Vertragserstellung

versionsverlauf

Verträge unterliegen in aller Regel einem Gestaltungsprozess, in dessen Verlauf viele Entwurfsdokumente entstehen und Absprachen z.B. per E-Mail getroffen werden. Ein Mietvertrag beispielsweise durchläuft in der Entwurfsphase mehrere Stufen mit Änderungen durch die Vertragspartner, bis die unterschriftsreife Version erstellt ist. Anschließend muss diese finale Version zum einen in einer bearbeitbaren Fassung abgelegt werden, damit spätere inhaltliche Prüfungen durch Textsuchen vereinfacht werden und damit der Vertrag als Vorlage für zukünftige Verträge genutzt werden kann. Zum anderen muss die rechtsgültige, unterschriebene Version in einem zentralen Ordner verwahrt werden, auf den schnell zugegriffen werden kann, und sei es nur, um Kopien zu erstellen. All diese Prozessschritte unterstützt LVM, Ihnen stehen sämtliche Dokumentenmanagementfunktionen der Office365-Plattform SharePoint Online zur Verfügung. Dies schließt auch die komplette Historie der Vertragsakte und der einzelnen Vertragsdokumente mit ein.

Unterstützung des gesamten Vertrags-Lebenszyklus

Alle Schritte des Vertrags-Lebenszyklus werden unterstützt:

  1. Erstellung verschiedener Versionen eines Vertrags vom Entwurf bis zu gültigen Endfassung
  2. Abstimmung zwischen Vertragspartnern und Bearbeitung der Entwürfe durch verschiedene Personen, Abteilungen, Anwalt oder Dienstleister
  3. Definieren der Zugriffsrechte auf Vertragsdaten (z.B. geschützter Zugriff auf Arbeitsverträge) und Sicherstellen der richtigen Zugriffsberechtigungen. Wer darf Verträge ansehen, wer darf bearbeiten?
  4. Ablage von Korrespondenz oder Mailverkehr zu den Dokumenten
  5. Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen
  6. Zentrale, sichere Ablage des rechtsgültigen Originalvertrags mit Unterschriften, ggf. Digitalisieren durch Scannen
  7. Einfachstes Suchen und Wiederfinden von Verträgen
  8. Auswertung und Speicherung der Inhalte der Verträge derart, dass z.B. Fristen und Risiken erfassbar und kontrollierbar gemacht werden
  9. Wiedervorlagen und Erinnerungen an wichtige Vertragstermine

Umfassende Unterstützung bei allen Vertragsprozessen

LVM unterstützt Sie bei allen Geschäftsprozessen, die im Zusammenhang mit der Erstellung, Bearbeitung und Auswertung von Verträgen in einer Organisation auftreten:

Analyse und Strategie

Verträge bergen oft ungenutzte Potenziale. LVM ermöglicht Ihnen weitreichende Analysen, um Fragen zu beantworten wie:

  • In wie viel Prozent der Fälle werden Verträge mehrfach in verschiedenen Abteilungen abgelegt (Original und Kopien)?
  • Wie viele Prozent der beteiligten Personen im Vertragsmanagement-Prozess müssen für die tägliche Arbeit auf Verträge anderer Abteilungen zugreifen?
  • Gibt es abteilungsinterne / unternehmensweite Regelungen für die Ablage und Suche von Verträgen?
  • Sind die Durchlaufzeiten für Standardverträge im Unternehmen bekannt?
  • Um wie viel Prozent schätzen Sie könnten die Durchlaufzeiten für Verträge in Ihrem Unternehmen verkürzt werden.
  • Wird das Vertragsmanagement in Ihrer Abteilung mit entsprechender Software unterstützt?

Über nahezu beliebige Auswertungen lassen sich beliebige Verbindungen zwischen den erfassten Vertragsinformationen herstellen. So ermitteln Sie Potenziale für Optimierungen und Kosteneinsparungen.

Risikomanagement

Nutzen Sie LVM als aktives Steuerungsinstrument für Vertragsrisiken. Für eine Vielzahl möglicher Unternehmens- und Geschäftsrisiken existieren vertragliche Regelungen. Was passiert in einem Schadensfall? Wie geht das Unternehmen mit Lieferverzug bei Lieferanten um? Wie sind Gewährleistungsansprüche von Kunden geregelt? Ein geordnetes Risikomanagement hilft bei der gesamtheitlichen Einschätzung von Risiken, erhöht die Transparenz und ermöglicht die Kalkulierbarkeit zum Beispiel von Rückstellungen. Risikomanagement ist auch nicht nur für die Unternehmensführung erforderlich, sondern bildet mit den Risikobewertungen die Basis für die Kommunikation im Rahmen der Geschäftsbeziehungen der Gesellschafter, Kreditgebern und anderer Stakeholder zur Absicherung von Unternehmensvorhaben.

Vermeiden Sie mögliche Risiken, welche sich bei unvollständigem Vertragsmanagement ergeben können:

  • Nichteinhalten der gesetzlichen Vorschriften
  • Ungleicher Informationsstand/fehlende Aktualität
  • Schwieriges Auffinden von Verträgen
  • Inhaltliche Risiken von Verträgen
  • Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen
  • Versäumnis von Fristen, Vertragsoptionen, etc.
  • Mangelhafter Bearbeitungsprozess
  • Nicht immer transparenter Genehmigungs-/Freigabeprozess
  • Hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling
  • Bilanz- und Revisionssicherheit

Organisation

Welche Personen dürfen Verträge anlegen oder einsehen? Wer genehmigt Verträge. In welchen Versionen liegen Vertragsdokumente vor, und welches Vertragsdokument ist das gültige Original. Mit LVM verwalten Sie

  • Zugriffsrechte auf Verträge gemäß Ihrer Organisationsstruktur
  • Alle Vertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen

Nach Microsoft-Standards steht Ihnen ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem mit einer einfachen, konfigurierbaren Benutzerverwaltung zur Verfügung.

Prozesse

Verträge können viele Abteilungen eines Unternehmens betreffen und werden in der Regel von mehreren Personen bearbeitet. Wer wann welche Verträge bearbeitet hat, wann Verträge von wem genehmigt wurden, welche Aktionen im Falle einer Vertragskündigung erfolgen müssen – oft müssen Vertragsaktivitäten genau geregelt werden und unterliegen definierten (und möglicherweise auditierten) Geschäftsprozessen. In LVM verwalten Sie diese Prozesse einfach durch:

  • Konfigurieren einer Vertrags- und Dokumentversionierung
  • Konfigurieren eines Benachrichtigungs- oder Genehmigungsworkflows
  • Konfigurieren von vertragsrelevanten Feldern, ggf. abhängig von bestimmten Zielgruppen
  • Konfigurieren komplexerer SharePoint-Workflows

Informationstransparenz

Verträge werden nach Gültigsetzung häufig abgelegt und nur bei Kündigungen oder im Streitfall herausgesucht. Häufig enthalten Verträge aber Informationen, die für einen erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar sein sollten. Ein Prokurist sollte mögliche anstehende Kündigungstermine für Verträge im Auge behalten, zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen können für das gesamte Unternehmen oder Tochtergesellschaften interessant sein, etc. Gleichzeitig muss der Zugriff auf vertrauliche und schützenswerte Verträge eingeschränkt werden können. Mit den Berechtigungseinstellungen von LVM legen Sie fest, welche Verträge für welche Personen einsehbar oder bearbeitbar sind. Dank Volltextindizierung und Reports ermöglichen Sie berechtigten Benutzern, schnell relevante Verträge zu ermitteln und zu nutzen. Alle Informationen aus allen Verträgen stehen – im Rahmen der vergebenen Zugriffsrechte – den Benutzern auf Knopfdruck zur Verfügung.

Controlling

Preisvereinbarungen mit Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen werden häufig mit ERP-Systemen verwaltet. Vertraglich geregelte Boni- oder Rabattregelungen werden oft nicht genutzt, wenn ein Einkäufer diese nicht im Überblick hat oder schnell abrufen kann. Mit LVM können Sie sämtliche Kosten- und Preisvereinbarungen verwalten und abrufen und z.B. auch Wiedervorlagen einrichten, um mit Lieferanten in neue Vertragsverhandlungen einzutreten. Wenn Sie Preislisten nach einem einheitlichen Schema im Vertragsmanagement hinterlegen, sind auch lieferantenübergreifende Kostenvergleiche möglich.

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Arbeiten mit LVM

LVM wird über Microsoft Office365 bereitgestellt und steht Ihnen als Web-Anwendung zur Verfügung. Diese kann mit jedem Internet-Browser geöffnet werden und stellt sich in folgender oder ähnlicher Form dar:

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Einfache Konfiguration von Schlagwortkategorien

Viele Schlagwortkategorien bereits im Standard vorkonfiguriert:

  • Vertragsstammdaten (beliebig erweiterbar)
  • Vertragsarten
  • Laufzeiten und Kündigungsfristen
  • Sonstige Vertragsfristen
  • Vertragskosten
  • Vertragsdokumente
  • Aufgaben
  • Termine
  • Benachrichtigungen
  • Zugriffsrechte

 

Vertragsstammdaten

Je nach Konfiguration und Zielsetzung sind die verwalteten Vertragsstammdaten unterschiedlich. Nach einer Installation können die benötigten Felder einfach konfiguriert und erweitert werden. Die Erfassung von Stammdaten erfolgt komfortabel über eine Vertragsmaske mit mehreren Reitern. Bei einer Verwaltung von Immobilien-Mietverträgen könnte eine Vertragsmaske wie folgt aussehen:

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Vertragspartner

Vertragspartner unterliegen einer eigenen Vertragspartnerverwaltung, die ihrerseits Daten zum Beispiel aus einer Outlook-Kontaktliste beziehen kann. Auch ist es möglich, beliebig viele Ansprechpartner pro Vertragspartner zu verwalten.

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Vertragslaufzeiten und Wiedervorlage Kündigung

Erfassen Sie mit dem Vertrag neben den Vertragslaufzeiten einen Wiedervorlagetermin für die Kündigung, so steht Ihnen über den Kündigungsmonitor eine ständige Übersicht über anstehende Künditungsstichtage zur Verfügung.

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Über einen konfigurierbaren Benachrichtigungssworkflow können Sie sich auch automatisch per E-Mail informieren lassen, wenn Sie aktiv auf mögliche Änderungen an Kündigungsstichtagen reagieren möchten.

Suche und Reporting

Über die Volltextsuche ermitteln Sie auf Knopfdruck Sie interessierende Verträge. Nicht nur die Vertragsstammdaten, sondern auch die Inhalte aller Vertragsdokumente werden automatisch durchsucht, so dass Sie Verträge auch über eine Inhaltssuche ermitteln können. Suchtreffer können bei großen Treffermengen über die Vertragsstammdaten weiter eingeschränkt werden.

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Auswertungen auf den Vertragsstamm sind über vorgefertigte oder individuelle Reports möglich, zum Beispiel nach Vertragsverantwortlichen, Vertragsstatus oder Wiedervorlageterminen. Diese Reports sind frei konfigurierbar und auch durch nicht-technische Benutzer in Minuten eingerichtet.

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Eine weitergehende Analyse aller Verträge ist über einen Excel-Report möglich.

Integration in Outlook

  • Direkte Zuordnung von E-Mail-Korrespondenz zu Vertragsakten
  • Der E-Mail-Schriftverkehr wird automatisch mit der Vertragsakte verbunden
  • E-Mail-Anhänge werden zentral im LVM abgelegt und für die Suche indiziert
  • Die Verschlagwortung erfolgt automatisch

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Scannen

Altverträge & Originale Automatische Texterkennung Stapelerfassung

 

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Fazit

LVM als umfassende Vertragsmanagement-Lösung bietet entscheidende Vorteile:

  • Eine komplette Übersicht über alle vertraglichen Vorgänge mit der Sicherheit, immer rechtzeitig und proaktiv handeln zu können.
  • Vollständige Übersicht über die aus Verträgen resultierenden Risiken (und auch Chancen – Verhandlungen bei Neuabschlüssen).
  • Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen beim Erstellen, Verwalten, Archivieren und Wiederauffinden relevanter Vertragsinformationen.
  • Unmittelbare Bereitstellung über Office365 (keine eigene technische Infrastruktur erforderlich) oder eine bestehende Microsoft SharePoint-Farm.

 

Lassen Sie sich LVM in einem Webcast demonstrieren, oder fordern Sie unsere vollständigen Produktunterlagen an!

Vielen Dank für Ihre Mitteilung! Gerne setzen wie uns mit Ihnen in Verbindung.
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