SharePoint einfach mit Benachrichtigungs- und Erinnerungs-Workflows erweitern

SharePoint einfach mit Benachrichtigungs- und Erinnerungs-Workflows erweitern

Ein häufig geäußerter Wunsch in SharePoint-Projekten besteht in individuellen -Benachrichtigungen. Gerade wenn Prozesse in SharePoint abgebildet werden sollen, die bisher per -Versand organisiert waren, erleichtern automatisierte Benachrichtigungs-Workflows die Umstellung auf einen SharePoint-basierten Prozess. Die Standard-Benachrichtigungen in SharePoint, die so genannten Alerts, stellen einen einfachen Weg dar, um sich automatisch über Veränderungen in einer SharePoint-Liste informieren zu lassen. Sind die Anforderungen spezifischer, reicht dieses Vorgehen aber nicht, da oft bestimmte Bedingungen für den -Versand gelten sollen.

In ganz spezifischen Fällen kann natürlich ein komplexer Benachrichtigungsworkflow zum Bespiel mit SharePoint Designer oder anderen Workflow-Werkzeugen wie Nintex konfiguriert werden. Einfacher ist jedoch die Konfiguration von spezialisierten Add-Ons, wie das SharePoint Alert Reminder Boost-AddOn. Hier stellen wir die Funktion etwas genauer vor. Grundsätzlich besteht der Alert Reminder Webpart aus zwei Komponenten in Form von Workflowvorlagen für SharePoint-Listen:

  • SharePointBoost-Alert: ermöglicht das ereignisgesteuerte Senden von Benachrichtigungen, wenn Listenelemente hinzugefügt, geändert oder gelöscht wurden.
  • SharePointBoost-Reminder: zeitgesteuertes Senden von Benachrichtigungen basierend auf individuellen Bedingungen und Mustern, um Benutzer an Aufgaben oder Termine zu erinnern.

Gerade das zeitgesteuerte Versenden von Benachrichtigungen ist im SharePoint-Standard nicht ohne Weiteres möglich und stellt eine interessante Erweiterung dar. Entsprechend erhalten Sie nach der Installation zwei neue Workflowvorlagen:

 

Diese können Sie wie jeden anderen SharePoint-Listenworkflow auch auswählen und konfigurieren. Die Konfiguration der verschiedenen Benachrichtigungsszenarien erfolgt dann über einfach zu verwaltende Alert-Profile.

Beispiel: Anpassen und Erweitern von E-Mail-Benachrichtigungen

Anhand eines SharePoint-Ticketsystems oder -Servicedesks sollen je nach Prozessdefinition Benachrichtigungen automatisiert versendet werden. Der Ersteller eines Tickets soll nach dem Absenden einer Serviceanfrage automatisch eine Benachrichtigung mit einer Ticketnummer erhalten, das Supportteam soll per E-Mail über den Eingang eines neuen Tickets informiert werden oder in einzelnen Fällen sollen Tickets mit einer hohen Priorität an einen bestimmten Personenkreis eskaliert werden.  Auch sollen später weitere Workflows einfach definiert werden können. Mit dem Alert Reminder-WebPart kann dies recht einfach bewerkstelligt werden.

E-Mail mit Ticketnummer an Ticketersteller

Der Ticketersteller soll bei jeder Statusänderungen eines von Ihm erstellten  Tickets eine entsprechend angepasste personalisierte E-Mail  im HTML-Format erhalten.  Die erste E-Mail soll der Ersteller sofort nach dem Anlegen eines Tickets erhalten. Hierzu legen Sie zunächst eine neue Benachrichtigung (Alert) an. Es ist auch möglich, Benachrichtigungen als SMS zu versenden. Hier ist allerdings eine weiter gehende Konfiguration des SharePoint Servers mit Anbindung an einen entsprechenden Serviceprovider Voraussetzung:

 

Anschließend legen Sie fest, wann die Benachrichtigung erfolgen soll:

Bis hierhin ist die Konfiguration identisch zur Konfiguration einer SharePoint-Standardbenachrichtigung. Mit dem Alert Reminder Boost-AddOn können Sie nun aber sehr umfassend Bedingungen für den E-Mail-Versand konfigurieren.

In unserem Fall legen wir als Bedingung fest, dass ein Listenfeld „Ticketstatus“ den Wert „(0) Neues Ticket“ haben muss, damit die Bedingung erfüllt ist. Durch die Notation mit Hilfe von eckigen Klammern geben Sie ein beliebiges Listenfeld an, dass die Bedingung erfüllen soll. Unterstützt werden grundsätzlich alle SharePoint-Datentypen/Feldtypen wie folgt:

Spaltentyp

Auswertbarer Ausdruck im Alert/Reminder

Dateianlagen/Anhänge

Ja/Nein

Auswahl (Menü)

Text

Eine Textzeile

Text

Mehrere Textzeilen

Text

Zahl

Zahl

Währung

Zahl

Datum und Uhrzeit

Datum und Uhrzeit

Nachschlagen (Lookup)

Text

Ja/Nein

Ja/Nein

Person oder Gruppe

User

Berechnetes Feld

Typ der Ergebniswerte

ID

Integer

CrossProjectLink

Ja/Nein

GridChoice

Text

Guid

Text

MaxItems

Integer

ModStat

Integer

Recurrence

Ja/Nein

Außerdem unterstützt das Alert Reminder Boost-AddOn so genannte „globale“ Spalten für die aktuelle Uhrzeit (Now) oder den aktuellen Tag (Today). Als Vergleichsoperatoren stehen zur Verfügung:

Operator

Funktion

!

Logische Umkehrung (NOT)

*,/,%

Multiplikation, Division, Rest

+, –

Addition, Subtraktion

< , <=

Kleiner (gleich)

> , >=

Größer (gleich)

==

Gleich

!=

Ungleich

IN

Enthalten in

&&

Logisches UND (AND)

||

Logisches ODER (OR)

So sind Sie mit einer einfachen Formelsprache in der Lage, nahezu uneingeschränkt Bedingungen auszuwerten.

Konfigurieren von Benachrichtigungs-Emails

Der Inhalt der zu versendenden E-Mail lässt sich in einem übersichtlichen Editor einfach konfigurieren. Wieder wählen Sie Felder durch eine einfache Klammernotation aus, zum Beispiel in unserem Fall das Feld [LTRS_Ersteller], um eine E-Mail an den Ersteller des Ticket-Listenelements zu versenden.

Versenden der Benachrichtigung

Ähnlich der Standardkonfiguration von SharePoint-Benachrichtigungen legen Sie den Zeitpunkt des Versendens fest und stellen ein, ob Benachrichtigungen sofort, einmal täglich oder einmal wöchentlich zusammengefasst verschickt werden:

Zeitgesteuertes Versenden von E-Mails mit dem SharePoint Reminder

Spannend wird es bei der zeitlichen Steuerung, die mit dem Reminder-WebPart, die so in SharePoint nicht konfiguriert werden kann und die ähnlich funktioniert wie bei wiederkehrenden Termine in Outlook.

Bedingter Versand

Auch lässt sich sehr umfassend konfigurieren, unter welchen Bedingungen Benachrichtigungen versendet werden. Bereits im SharePoint-Standard können Benachrichtigungen versendet werden, wenn sich Einträge in einer bestimmten Listenansicht verändern. Im Reminder-Webpart können Sie darüber hinaus Bedingungen mit einem Bedingungseditor konfigurieren und so den Versand von dem Inhalt bestimmter Feldwerte abhängig machen.

Fazit

Das SharePointBoost Alert Reminder WebPart ist durchdacht, leistungsfähig und sehr einfach zu installieren und zu konfigurieren. Damit stellt es die bevorzugte Lösung dar, wenn die Standard-Benachrichtigungsfunktionen von SharePoint nicht ausreichen und Sie keinen Aufwand in eine Individualentwicklung stecken möchten. Selbst gegenüber einem recht leicht konfigurierbaren SharePoint Designer-Workflow bietet das Benachrichtigungs-WebPart Vorteile, da auch ein kleiner Benachrichtigungsworkflow entwickelt, getestet und gewartet werden muss.

Informationen zum Anbieter/Hersteller

Wir haben selbst in Projekten umfassende Benachrichtigungsworkflows programmiert oder konfiguriert und auch verschiedene AddOns kennengelernt. Die Lösung von SharePointBoost stellt die bisher Beste dar, mit der wir gearbeitet haben. Aus diesem Grund ist die Locatech IT Solutions GmbH auch Partner von SharePointBoost geworden. Wir verkaufen und supporten die SharePointBoost-Produkte im deutschsprachigen Raum, weniger als Wiederverkäufer, als vielmehr immer dann, wenn uns der Einsatz im Rahmen eines Kundenprojekts oder einer Installation sinnvoll erscheint.

Kaufen/Testen

Durch die günstigen Preise ab 200,- Euro (bis 50 User) bis ca. 600 Euro (Serverlizenz) ist das SharePointBoost  Alert Reminder WebPart eine sehr interessante Alternative zu eigenen Workflow-Konfigurationen oder -Programmierungen. Außerdem ist die Upgradefähigkeit auf bereits jetzt sichergestellt. Sie können eine kostenlose Testversion des SharePointBoost Reminder Alert WebParts hier herunterladen oder auch direkt eine Lizenz über unseren Online Shop erwerben. Gerne steht Ihnen unser Team auch telefonisch unter +49 231 70022260 zur Verfügung.

 
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