SchäferShop, Siegen – Anforderungsmanagement

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Schäfer Shop ist Teil der Schäfer Gruppe und hat sich innerhalb von 75 Jahren zu einem von Europas bedeutendsten Ausstattern für Lager, Betrieb und Werkstatt entwickelt. Schäfer Shop bietet hochwertige und umfassende Lösungen für alle Bedürfnisse von Unternehmen in den Bereichen Lagerausstattung, Büroeinrichtungen, Büromaterial und Werbeartikel. Schäfer Shop ist in 9 europäischen Ländern vertreten und verfügt über eine eigene internationale Beschaffungsorganisation.

Anforderung:

Zielsetzung war die Bündelung aller Anfragen und Sammlung aller Anforderungen im Unternehmen, nicht nur gerichtet an die IT, sondern auch an alle anderen Unternehmensbereiche. Die zunehmende Anzahl von Anfragen im gesamten Unternehmen, verbunden mit einer zunehmenden Komplexität der Abwicklungsprozesse, hatte in der Vergangenheit zu vielen Rückfragen und langwierigen Suchen nach aktuellen Informationen geführt. Waren Mitarbeiter in Urlaub, war der Bearbeitungsstand unklar, und Arbeiten konnten nicht immer termingerecht abgeschlossen werden. Mit Blick auf die unternehmensweite Nutzung sollten mehrere Ziel-Postfächer für die einzelnen Bereiche eingerichtet werden, um Anforderungen zu verarbeiten und zu klassifizieren. Über ein System von Regeln sollten die Anforderungen dann automatisch einem verantwortlichen Team zugewiesen und durch einen Freigabe- und Genehmigungsprozess geleitet werden.

Einzelne Anforderungen aus dem Projekt:

  • Anforderungen werden über vier Kategorien mit unterschiedlichen Metadaten klassifiziert, zum Teil mit einem hinterlegten Genehmigungsprozess.
  • Dokumente im Zusammenhang mit einer Anforderung sollen erfasst und zugeordnet werden können. Hierbei sollen auch Dokumentordner unterstützt werden.
  • Die Steuerung des Bearbeitungsprozesses soll über einen definierten Anforderungsstatus erfolgen. Das Setzen des Status erfolgt durch den Benutzer oder durch ein vordefiniertes Regelwerk mit Wenn-Dann-Regeln.
  • Automatische an beteiligte Personen mit einer Protokollierung der Benachrichtigung.
  • Automatischer Export von Anforderungsdaten zu einem bestimmten Status zwecks Übernahme in ein Drittsystem.

 

Herausforderungen:

  • Automatisches Anlegen von einem Ordner in der Dokumentbibliothek zu jeder Anforderung.
  • Aufbau eines Regelwerks mit ca. 20 Regeln.
  • Anzeige aller Anforderungen einer Kostenstelle in Abhängigkeit der Kostenstelle des Benutzers.
  • Wechselnde Kundenwünsche und –ziele.

 

Ergebnis:

Im Ergebnis wurde mit der Einführung von LTRS für Microsoft SharePoint ein vollständiges für abgebildet. Die Umsetzung erfolgte als Standardsystem mit konfigurierten Erweiterungen, weitestgehend ohne Zusatzprogrammierung. Dank flexibler Funktionsbausteine konnte schnell auf die wechselnden Kundenanforderungen reagiert werden, so dass in iterativer Form eine Standardlösung erweitert, angepasst und eingeführt werden konnte. Bereits innerhalb der ersten 4 Monate seit Einführung wurden über 1200 Anforderungen mit dem LTRS Anforderungsmanagement verarbeitet.

 

Das sagt der Kunde:

Nachdem die Prozesse definiert waren, wurde mit dem Projekt “Anforderungsmanagement/LTRS” eine auf SharePoint basierende Lösung gefunden, um die Verarbeitung von Anforderungen im gesamten Unternehmen zu beschleunigen und zu vereinfachen. Mit Locatech haben wir den Projektpartner gefunden, der die Lösung kompetent umgesetzt und auch Änderungswünsche zuverlässig und schnell erfüllt hat. Das Standardprodukt LTRS für Microsoft SharePoint lieferte bereits 95% der benötigten Funktionen, so dass nur kleinere Erweiterungen nötig wurden. Mit dem Anforderungsmanagement haben wir eine funktionierende Lösung, die alle Unternehmensanforderungen transparent und auswertbar macht, und bereits wenige Monate nach der Einführung sehen wir ein großes Einspar- und Automatisierungspotenzial!

Frank Selbach, Bereichsleitung Organisation & Informatik