Signal Iduna, Dortmund – Office365

signalidunaDie SIGNAL IDUNA Gruppe ist einer der großen deutschen Allfinanzkonzerne mit Sitz in Dortmund und Hamburg und ist vertreten in Deutschland, der Schweiz, Ungarn und Polen. Signal Iduna versteht sich als Allroundversicherer für jedermann, mit Spezialversicherern für den öffentlichen Dienst und mit einer ausgeprägten Kompetenz im Bereich der sonstigen Finanzdienstleistungen. Die Gruppe bietet sämtliche Vorsorge- und Finanzprodukte aus einer Hand an und nimmt eine hervorragende Stellung unter den zehn größten deutschen Versicherungsgruppen ein.

Anforderung und Herausforderungen

Signal Iduna ist organisiert in Form von selbstständigen Vermittlern und Bezirksdirektionen. Diese nutzen für definierte Prozesse eine gemeinsame Plattform der Signal Iduna-Gruppe. Die gesamte Kundenverwaltung und die internen Prozesse der Bezirksdirektionen werden jedoch mit einer eigenen technischen Infrastruktur abgebildet. Die SIGNAL IDUNA Bezirksdirektion André Koslowski in Dortmund betreibt einen eigenen Small Business Server und verwaltet darüber die Dokument- und Dateiablage wie auch das E-Mail-Aufkommen.

Gerade dem zuverlässigen E-Mail-Verkehr mit den Kunden kommt höchste Bedeutung zu, und die eigene Infrastruktur verursachte unverhältnismäßig hohe Kosten, um einen ständigen fehlerfreien Betrieb zu gewährleisten. Auch die heterogene Client-Umgebung aus Windows PCs, Apple-Geräten sowie Smartphones und Tablets verschiedener Hersteller verursachte hohen Administrationsaufwand, zumal die Microsoft Office-Installationen auf den Desktops der Mitarbeiter auch unterschiedliche Versionsstände hatten.

Schließlich ist eine in Outlook integrierte Callcenter-Anwendung wesentlich für die Annahme von Kundengesprächen und die Bearbeitung von Kundenanliegen.

Ergebnis

Durch Umstellung auf Office 365 Small Business wird sämtlicher E-Mail-Verkehr über sichere Microsoft Server mit nahezu 100%iger Ausfallsicherheit geleitet. Gleichzeitig bietet Office 365 Small Business die Möglichkeit, E-Mails plattformunabhängig von allen Endgeräten zu bearbeiten, sei es Windows PC, MacBooks, IPhone oder Android-Smartphones. Auch ganz ohne Client-Anwendung ist eine Bearbeitung per Internet-Browser jederzeit möglich.

Durch das Office365-Paket stehen allen Mitarbeitern immer die jeweils aktuellen Office-Produkte einheitlich zur Verfügung.

Das sagt der Kunde

koslowski „Seit der Umstellung unseres Exchange-Servers auf Office 365 funktioniert der Mailverkehr mit unseren Kunden fehlerfrei, und unsere Reaktionszeiten haben sich deutlich verbessert, da wir auch mobil immer per Mail erreichbar sind. Gleichzeitig konnten wir die Administrationskosten deutlich senken. Mit Locatech als delegiertem Administrator für unsere Office365-Plattform haben wir einen kompetenten Partner gefunden, der uns nicht nur technisch zuverlässig unterstützt, sondern auch zeigt, wie wir die Plattform noch besser nutzen können. In einem nächsten Schritt können wir uns vorstellen, weitere Prozesse wie die Dokumentverwaltung und das Kundenmanagement auf Office365 umzustellen. Weniger Arbeit, höhere Kundenzufriedenheit und deutlich geringere Kosten – eine klasse Sache!“

André Koslowski
Bezirksdirektion Signal Iduna, Dortmund