Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office365

Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office365

doc_1Sie nutzen bereits Microsoft SharePoint oder oder planen die Nutzung? Und Sie benötigen ein vollwertiges (DMS) bzw. ()? Viele verbinden mit den Microsoft-Plattformen die Möglichkeit, Dokumente abzulegen, aber meist ist unklar, wie SharePoint oder SharePoint Online (Office365) ohne weitere teure Software-Lizenzierungen als vollwertiges und umfassendes DMS genutzt werden kann. Auch ist die Benutzeroberfläche nach einer Standardinstallation von SharePoint nicht optimal eingestellt, und einfache Dokumentmanagementfunktionen sind häufig versteckt und umständlich zu erreichen.

In Wikipedia wird SharePoint als Dokumentenmanagement-System genannt, allerdings mit der Einschränkung: „nur Teilfunktionen eines DMS“. Mit der richtigen Konfiguration von SharePoint-Komponenten steht aber nach einem überschaubaren Konfigurationsaufwand ein vollwertiges System zur Verfügung, das auch um Scan- und Archivierungsfunktionen ergänzt werden kann.

Oft scheitert die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems oder ECM-Systems an komplexen Anforderungen. Und mit komplexen Anforderungen wächst oft auch der Bedarf einer genauen Klassifizierung, definierter Vorlagen und Formulare, genau geregelter Workflows für die Genehmigung bestimmter Arten von Dokumenten oder der genauen Regelung, wann welche Personen in einem Prozess per E-Mail zu informieren sind. Eine detaillierte Definition dieser Anforderungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern sie erhöht auch die Hemmschwelle für eine freiwillige umfassende Nutzung des Dokumentenmanagements durch alle Mitarbeiter. Gerade hier bietet SharePoint als Enterprise Content Management System entscheidende Vorteile:

  • Vorlagen und Formulare können leicht an Benutzergruppen angepasst werden
  • Durch die Integration in die Office-Produkte ist das Arbeiten mit dem Dokumentenmanagement genau so einfach wie auch das Arbeiten mit Dokumenten auf einem lokalen oder Netzlaufwerk
  • Standard-Workflows – wie Feedback einsammeln, ein Dokument genehmigen oder Mitarbeiter bei Änderungen per E-Mail informieren – stehen unmittelbar zur Verfügung

Vorteile eines Enterprise Content Management-System in SharePoint/Office365

Die entscheidenden Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems oder Enterprise Content Management-Systems sind:

  • Definierte zentrale Stelle im System mit der aktuellen, gültigen Dokumentversion, und Vermeidung einer Ablage von Duplikaten
  • Eine einfache Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
  • Transparenz der Änderungshistorie von Dokumenten
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten im Team

Damit diese Vorteile genutzt werden können, müssen zwei wesentliche Voraussetzungen erfüllt sein:

Einheitliche, organisationsweit gültige Dokumentklassifizierungen und –kategorisierungen, wie zum Beispiel eine Zuordnung von Dokumenten zu Abteilungen, Organisationsstrukturen oder Kunden

doc_2In SharePoint/Office365 werden hierzu definiert, die jedem Dokument einfach zugeordnet werden können, entweder manuell oder automatisiert mittels festgelegter Regeln. Und es werden nicht nur strukturierte, zentral gepflegte, hierarchische unterstützt, sondern auch unstrukturierte Stichwörter oder Suchbegriffe, mittels derer Dokumente „getaggt“ werden können.

 

 

 

 

Zusammenfassen von Dokumenten zu Vorgängen oder elektronischen Akten, zum Beispiel für ein bestimmtes Projekt, eine Vertragsverhandlung, die Korrespondenz mit bestimmten Kunden.

lvm16_3In SharePoint/Office365 steht hier das Funktionsmerkmal der Dokumentenmappen zur Verfügung. Es entspricht der elektronischen Form eines Leitz-Ordners, und alle darin abgelegten Dokumente erhalten einheitliche Kategorie-Informationen, die quasi dem digitalen Ordnerrücken entsprechen.

 

 

 

 

 

Einrichten von SharePoint/Office365 als Enterprise Content Management-System

Die Ablage von Dokumenten erfolgt in SharePoint in so genannten Dokumentbibliotheken, die auch aktuell in Office365 eine Aufwertung erfahren haben und sich in einem verbesserten Layout präsentieren.

Jede Organisation hat unterschiedliche Formen der Kategorisierung von Informationen und auch ein unterschiedliches Bedürfnis, Unternehmensinformationen transparent allen Mitarbeitern zugänglich zu machen oder auch vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen.

Daher müssen in einem ersten Schritt – unabhängig von einem tatsächlichen Enterprise Content Management System – eine Reihe von Anforderungen definiert werden. Die folgende Übersicht umfasst die Hauptanforderungen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Aus unseren Projekterfahrungen lassen sich aber damit bereits erfolgreich ECM-Systeme realisieren.

Klassifizierung von Dokumenten

Welche Klassen von Dokumenten gibt es in einem Unternehmen? Für ein Dienstleistungsunternehmen kann eine Klassifizierung von Dokumenten und Akten/Vorgängen nach Kunden, Projekten, Aufträgen oder übergeordneten Dienstleistungsthemen relevant sein. Für einen Industriebetrieb steht eher eine Klassifizierung nach Produkten, Normen, Herstellen oder Lieferanten im Vordergrund. Ein Handelsunternehmen klassifiziert Dokumente nach Artikelstamm und Hersteller.

Oft liefern die bisherigen Ablagestrukturen im Unternehmen – meist auf Netzlaufwerken – die entscheidenden Hinweise. Eine Ordnerstruktur auf einem Netzlaufwerk, zum Beispiel nach Kunde, Projekt und Arbeitspaket – ist nichts weiter als eine Klassifizierung, die bei der Übernahme in ein Enterprise Content Management System übernommen werden kann.

Beispiele für Dokumentklassen

  • Übergreifende Unternehmensinformationen
  • Arbeitsanweisungen
  • Betriebsvereinbarungen
  • Normen
  • Prüfpläne
  • Schulungsunterlagen
  • Kundenkorrespondenz
  • Lieferantenkorrespondenz
  • Projektdokument
  • Vertrag

In SharePoint/Office365 werden diese Dokumentklassen zentral oder für einzelne Unternehmensbereiche hinterlegt, so dass eine Klassifizierung der abgelegten Dokumente manuell oder regelgesteuert erfolgt.

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/Relevanz

Gerade für offizielle Unternehmens-Dokumente gibt es häufig einen Geltungsbereich, sowohl organisatorisch wie auch zeitlich. Organisatorische Geltungsbereiche sind in der Regel Abteilungen oder rechtliche Einheiten, zum Beispiel Richtlinien für den Umgang mit Gefahrenstoffen in der Produktionsabteilung.

In SharePoint/Office365 hinterlegen Sie einen zentralen „Katalog“, zum Beispiel mit der Unternehmens- und Abteilungsstruktur oder einen Produktkatalog. Dokumente erhalten als zusätzliche „Metadaten“ diese hinterlegten Katalogdaten, so dass jedem Dokument (bzw. auch jeder Vorgangsakte) ein Geltungsbereich zugeordnet werden kann. Je nach Szenario kann eine solche Vergabe auch verpflichtend sein, etwa für Arbeitsanweisungen, die im Rahmen einer QM-Prüfung auditiert werden.

Organisationsdokumente unterliegen oft einer Änderungshistorie und befinden sich im Entwurfs-Status, sind genehmigt, freigegeben oder veröffentlicht. Je nach Organisation und Arbeitsbereich kann der Status eines Dokuments oder Vorgangs auch weiter untergliedert sein.

lvm16_2In SharePoint/Office365 werden Änderungen sowohl an Dokumenten selbst als auch an einer Dokumentakte automatisch protokolliert. Auch ist es zu jedem Zeitpunkt befugten Mitarbeitern möglich, ältere Versionen eines Dokuments oder einer Akte einzusehen oder sie ggf. auch wiederherzustellen. Für die Verwaltung eines Genehmigungs- und Freigabeworkflows stehen vorgefertigte Funktionsbausteine zur Verfügung

Vertraulichkeitsgrad

Nicht alle Dokumente sind für alle Mitarbeiter relevant oder dürfen von allen Mitarbeitern eingesehen werden. Mit Hilfe einer Klassifizierung als „vertrauliche“ Dokumente kann der Zugriff auf befugte Personenkreise beschränkt werden.

In SharePoint/Office365 setzen Sie hierzu so genannte Berechtigungsgruppen ein, die nicht nur den Zugriff auf vertrauliche Dokumente wirksam schützen, sondern auch verhindern, dass vertrauliche Dokumente etwa als Ergebnis einer Dokumentrecherche mit aufgelistet werden.

Kriterien für eine

Natürlich spielen weitere Faktoren eine Rolle, um ein wirklich umfassendes Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management mit SharePoint einzurichten. Die Erfahrung zeigt aber, dass gerade zu Beginn einer Einführung Funktionen wie revisionssichere Archivierung oder Scan-Clients für Massenimporte von Papierakten nicht maßgeblich für einen erfolgreichen Start eines ECM-Systems sind. Ein ECM-System wird dann von den Mitarbeitern schnell angenommen, wenn es

  • möglichst keine Mehrarbeit beim Erfassen, Bearbeiten oder Klassifizieren von Dokumenten erfordert
  • einfach und intuitiv bedienbar ist und mit bekannten Arbeitswerkzeugen integriert ist
  • schnell spürbare Vorteile etwa beim Wiederauffinden von Dokumenten bietet
  • die Ebene der Entscheider/Leiter das ECM intensiv nutzt und und Nutzung von allen einfordert

In SharePoint/Office365 steht eine umfassende Microsoft Office-Integration zur Verfügung, so dass Mitarbeiter aus Ihrer gewohnten Umgebung wie Microsoft Word oder Outlook heraus Dokumente erstellen, ablegen und klassifizieren können. Vorgangsmappen können Mitarbeitern sogar als „Netzlaufwerk“ bereitgestellt werden, und Dokumente werden dort abgelegt wie im Netzwerk, gleichzeitig aber automatisch verschlagwortet, versioniert und für die indiziert.

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Für ein vollständiges Dokumentenmanagement können in einer zweiten Einführungsphase fertige Scan-Clients, Archivierungssysteme oder Workflow-Erweiterungen integriert werden.

 

In eigener Sache

Als Beratungsunternehmen für Office 365 und Microsoft SharePoint führen wir Enterprise Content Management Systeme in Organisationen aller Größen ein. Durch unser Knowhow sind wir in der Lage, SharePoint schnell als intuitiv nutzbare Plattform gemäß Ihren organisatorischen Anforderungen zu konfigurieren und erfolgreich einzuführen.

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